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关于印发会议工作规则的通知
各系、各部门、附中：
《太阳集团0638登录网址会议工作规则》及配套的《太阳集团0638登录网址会务工作规范》、《太阳集团0638登录网址会务工作流程》、《太阳集团0638登录网址各部门会议工作职能及资源管理服务事项表》，已经2014年8月28日学院第20次党委会议研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
2014年10月8日
太阳集团0638登录网址会议工作规则
第一条 为了规范学院会议筹备、组织、保障各环节工作程序，避免失误，提高会议工作质量和效率，结合学院实际，制定本规则。
第二条 会议是有组织、有领导地商议、研究、交流、处理重要事务、解决问题、实行集体领导的重要工作方式，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想、提高认识、进行决策、布置工作、调查研究、交流经验、统筹协调、解决问题等方面都有重要的作用。
第三条 学院会议严格执行中央八项规定、厉行勤俭节约反对铺张浪费等关于会议活动的有关规定，本着必要、精简、节约的原则，切实改进会风，提高会议实效。
第四条 学院会议指以学院党委、行政、院领导名义召集、组织的常规、临时会议。包含：
（一）党委会、院长办公会、党委中心组学习、教学工作会、教代会、教职工代表大会等。
（二）政府部门、学校、科研与学术机构、企业、专家学者等单位、个人到学院视察、检查、指导、交流访问的工作会议。
（三）对口帮扶高等院校有副厅级以上到校工作或帮扶工作内容涉及2个及以上教学单位（部门）的。
（四）其他对学院教育教学、科学技术研究、校园基本建设、文化建设、管理服务有重要影响的学术交流会、业务研讨会、项目洽谈会、运动会等。
（五）院领导及学院组织的外出参会。
第五条 部门（教学系）会议指各业务部门、教学系按工作职能举办的会议。
第六条 学院会议实行审批制度，由承办方拟定会议方案后，按程序审批。
（一）部门内部会议由部门主要负责人审批。
（二）涉及多个（系）部门的业务性会议、有外单位来宾参会的会议按业务归口报分管院领导审批。
（三）涉及重要重大事项、重要来宾、规模较大、影响较大的会议须经党委、行政主要领导审批、会商审批，或审批后在会前报告行政、党委主要领导知晓。
第七条 会议承办与协办
学院会议由指定的职能部门、教学单位或成立的会务组承办，相关部门协办。部门会议由召集部门承办。
协办指根据承办方要求，就部门职能、管理与掌握的校内外硬软件资源，积极配合做好会议工作。
第八条 议题与议程
会议议题是指会议的主题、研究事项等，一般由会议承办方提出、经召集人审定。常规会议如党委会、院长办公会、教职工代表大会等要做好议题储备工作。
会议议程是指讨论、研究会议主题、议题的过程，由会议承办方根据议题的重要性、复杂程度、逻辑性、时效性等因素合理确定。
第九条 会场（会议室）
会场是召开会议的场所，由会议承办方根据会议规模、有关要求确定或协调确定。
第十条 会议承办方工作职责
负责统筹会议的政务性服务（如制定会议方案，会议通知，准备会议材料，宣传报道，会议纪录与纪要等）和事务性服务（会场布置、会场服务等）。
（一）会前
1.制定会务工作方案（指南或手册），召开会务工作会议。
2.负责会议通知并将通知情况报告会议召集人（主持人），以便及时调整。
3.准备会议资料（如议程、签到表、主持词、讲话稿、会议材料等），会场布置（环境卫生、座席、标语、多媒体设备等），落实会场服务等。
4.一般提前20分钟（大型会议提前1个小时）以上到达会场，全面检查各项准备工作，主持签到入座。
5.会前约5分钟左右，将到会情况报主持人。
（二）会中
1.维持好会场秩序和纪律，搞好会场服务。
2.做好会议记录，写好会议简报。
（三）会后
1.搞好善后工作，检查、维护会场环境卫生、设施设备等。
2.跟踪会议宣传报道工作。
3.及时拟制会议纪要。
4.落实会议意见，抓好议决事项的分办、督办督查工作。
第十一条 会议协办方工作职责
根据承办方要求，就部门职能、管理与掌握的校内外硬软件资源，积极配合做好会议工作。
第十二条 会议召集人（主持人）工作职责
（一）会前
1.审定会务工作方案、议题与议程、主持词、重要讲话稿等会议资料，督促检查会议有关准备工作情况。
2.一般提前5分钟以上到达会场，按规定时间召开会议。
（二）会中
1.主持会议，将会议的议题、议程、需解决的问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
2.根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制，以确保议程顺利推进及会议效率。
3.就会议决议事项的实施程序、督查督办等作出要求。
（三）会后。审定和签署会议纪要，督促检查会议决议落实情况。
第十三条 参会人员职责
（一）会前。根据会议内容、有关要求加强调研、准备发言稿等有关会议资料，提前10分钟左右到达会场，签到入座。
（二）会中。遵守会议纪律，认真参与会议，发言应紧扣议题，简明扼要，做好会议记录。
（三）会后。抓好相关会议内容的落实和情况汇报。
（一）遵照“谁组织，谁记录”的原则，由会议承办方或会议召集人指定的人员负责会议记录。根据议题的重要性确定详细记录或择要记录，记录方式一般为笔录、录音、录像。
（二）会议承办方要及时拟制《会议纪要》，纪要范围一般按议题写明会议意见、决议、决定及要求事项，原则上于会议当日或次日报经会议召集人（主持人）审核签署后印发。
（三）会议纪要的分送、传阅范围根据会议内容涉及范围确定或由召集人（主持人）确定。
（四）会议原始记录由会议承办部门负责整理、保管，不得擅自外泄，按规定及时归档备查，会后需要调阅会议纪录的，按学院公文管理制度和保密制度等有关规定执行。
第十五条 分办、督办
根据会议内容和召集人的要求，会议承办方要对会议议决事项和要求进行分办，并根据内容的重要性和时限要求及时跟进、督办、督查、报告。
第十六条 会议纪律
（一）校内人员尤其是副处级及以上领导干部一般应保持固定或移动通讯等联络方式畅通，会议通知时不通、不接、不及时回复的，由会议承办方报告召集人（主持人），给予口头或书面通报批评等处理。特殊情况需要请假的，由会议召集人（主持人）批准。
（二）严格遵守开会时间，参会人员一般应提前5-15分钟进入会场签到，按座席安排就座，不迟到，不擅自离会，特殊情况需要提前离会的，要告知会议承办方负责人。
（三）遵守会场纪律和秩序，不吸烟，不交头接耳，通讯设备保持静音或振动状态，不在会场接打电话。
（四）遵守保密制度和保密纪律，按要求做好保密工作。
第十七条 会议资源管理与使用
（一）学院办公楼会议室（含设备、环境卫生维护）由学院党政办负责管理。其他会议室由指定的部门负责管理。
（二）学院所有会议室及资源的使用实行预约、登记制度，一般情况下应提前1天及以上预约，不预约的，会议资源管理部门可以不予安排。
（三）学院所有会议室及有关资源优先服务于学院党委、行政会议，尤其是大型、重要会议，所有会议资源由学院根据需要统筹安排使用。
（四）会议资源安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
第十八条 部门（教学系）会议由本部门、本系承办（含会议资源协调、会议通知、会议服务等）。
第十九条 本规则自发布之日起施行,由学院党政办负责解释。
太阳集团0638登录网址会务工作规范
会务工作是指会议从筹备到善后的一系列秘书工作和行政事务工作，是会议取得成功的重要保证。学院的会务工作一般由会议主办方（党政办公室、指定的部门、成立的会务工作组等）牵头负责。
为了规范学院会务工作各方面、各阶段、各环节的操作，加强对会议筹备、组织、保障等工作的有效协调，使会务工作制度化、流程化，避免遗漏和失误，提高会议工作质量和效率，结合学院工作实际，制定本规范。
一、会前
（一）接受任务。按工作常规、领导通知或通过公函、电话等方式接受会务工作任务，并确认召开会议的必要性。
（二）明确会议目标。确定会议名称、主题与主旨，会议的目标越明确越具体越好。
（三）确定会议议题与议程。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。一般遵循紧扣会议目标、数量适中、议题之间保持有机联系的原则，并按照议题解决的逻辑顺序排列，主要的议题往前排，相对次要的议题往后排，时间紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排，需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排，并明确讨论各项议题所需的时间。
（四）确定时间、地点（会场或会议室）。在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久、与会人员是否能够出席和会议效率的问题。会议地点的选择应考虑会议的规模大小和人数多少、交通是否便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。
（五）确定参会人员。确定主持人、出席（列席）领导与人员。一般应邀请对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标达成起关键性作用的人。
（六）组织会务班子，制定会务工作方案。除常规以外，大型会议的会务工作方案还应包含宣传工作方案、食宿接待、车辆与交通、安全保卫、医疗保健、经费管理等子方案和突发情况处置预案。
（七）召开会务工作会，明确工作职责。根据情况以适当的方式召开会务工作会议研究、部署工作，分解任务，具体落实各方面、各阶段、各环节责任部门（人员）工作任务及职责。
（八）会议通知
1.遵循“谁提拟，谁通知”的原则，一般由会议主办部门负责会议通知；
2.通知方式可选择印发、张贴、分送会议方案或打电话、发邀请信（函）等；
3.通知内容一般应包括会议名称、时间、地点、参会内容（议题或议程）、要求、联络方式、信息反馈等；
4.会议通知情况（含电话关机、不接、接不通、不能参会等）应及时报告会议召集人。
（九）正式制定、印发会务方案（指南或手册），编排好会议程序，大型会议要编组、分组讨论方案（召集方式、召集人、讨论地点）等。
（十）准备会议资料。会议资料一般应包括议题与议程、主持词、讲话稿、重要发言稿、文具、代表证、出席证、列席证、工作证等。
（十一）会场布置。根据会议的性质、要求，合理布置会场，适应会议气氛。
1.悬挂会标、徽记、旗帜等；
2.设置主席台，确定会议桌摆放形式，落实主席台领导，划分会场区域，设置发言席，安排座次，摆放席签、话筒；
3.检查落实多媒体、录音、录像、照明、通风、空调设备，确保正常运行；
4.签到册、票箱、奖牌、奖品、奖金等；
5.礼仪、饮水等其他会场服务。
（十二）做好会议发言、投票、颁奖、合影等方面的准备工作。
（十三）会前检查。正式开会前30分钟左右（对外、重要、大型会议提前1个小时）以上到达会场，全面检查落实会议、后勤保障与服务等有关工作。
（十四）到会情况报告。正式开会前5分钟左右，以书面形式将到会情况报主持人。
二、会中
（一）做好会议记录，写好会议简报。
（二）维持好会场秩序，搞好会场服务。
三、会后
（一）搞好会场善后工作，检查、维护会场设备、环境。
（二）跟踪宣传报道工作。
（三）整理会议纪要，及时（当日或次日）报主持人签署后印发。
（四）初步提出会议决定的落实、跟进、督办方案，明确责任部门、责任人，完成时间及验收标准等，抓好会议内容落实。
（五）搞好物资、财务结算，及时清理、报销。
（六）搞好会议资料收集与归档。
太阳集团0638登录网址会务工作流程
| 接受任务 |
◆按工作常规、领导安排、公函、电话通知等接受会务工作任务。
◆明确会议目标，确定议题与议程。
◆确定时间、地点，确定与会人员。
制定 方案
◆除常规以外，大型会议还应包含宣传工作、食宿接待、车辆与交通、安全保卫、医疗保健、经费管理等子
方案、突发情况处置预案。
◆编排好会议程序，大型会议要编组，制定分组讨论方案(召集方式、召集人、讨论地点)等。
| 会 务 会 |
◆研究、部署工作，分解任务，明确工作职责。
◆具体落实各阶段、各方面、各环节的工作任务、责任人员及职责。
| 会议通知 |
◆遵循“谁提拟，谁通知”的原则，一般由主要牵头部门负责。
◆通知方式可选择印发会议方案或打电话、发邀请信(函)等。
◆通知内容一般应包括会议名称、时间、地点、参会内容(议题或议程)、要求、联络方式、信息反馈等。
◆会议通知情况(含电话关机、不接、接不通等)及时报告主持人。
| 会议资料 |
◆一般应包括议题与议程、主持词、讲话稿、发言稿等。
◆文具、代表证、出席证、列席证、工作证等。
| 会场布置 |
◆悬挂会标、徽记、旗帜等。
◆设置主席台、会议桌、发言席，排座次，摆放席签、话筒。
◆多媒体、录音、录像、照明、通风、空调设备。
◆签到册、投票、颁奖、合影等方面的准备工作。
◆礼仪、饮水等其他会场服务。
| 会前检查 |
◆正式开会前30分钟以上到达会场，全面检查落实有关工作。
◆组织签到，做好到会情况统计。
◆正式开会前约5分钟，以书面形式将到会情况报主持人。
| 会 中 |
◆做好会议记录，写好会议简报。
◆维持会场秩序，搞好会场服务。
| 会 后 |
◆搞好会场善后工作，检查、维护会场设备、环境。
◆跟踪宣传报道工作。落实会议决议事项跟进、督办工作等。
◆拟制会议纪要，及时(当日或次日)报主持人签署后印发。
◆物资、财务结算，及时清理、报销。会议资料收集与归档。
太阳集团0638登录网址各部门
会议工作职能及资源管理服务事项表
| 单 位 | 承办会议 | 资源管理与协办事项 |
| 党政办 | 1.党委会、院长办公会 2.学院党委、行政交办的会议 3.党政办应承办的其它会议 | 视情况提供行政办公楼会议室，提供纸杯、烧水用具。 |
| 组织部 | 1.党代会，党务、组织、干部会、党建扶贫会、目标绩效考核工作会 2.组织部应承办的其它会议 | 党旗、党徽、党章等有关标识、党务资料。 |
| 宣传(统战)部 | 1.党委中心组学习，宣传、文化、统战、网站建设与舆情监控工作会 2.宣传(统战)部应承办的其它会议 | 视情况提供民主党派会议室；学院标识、校旗、标语、录音录像、宣传报道等。 |
| 教务处 | 1.教学、评建、学位评估评审工作会 | 视情况提供主教117会议室；教学资源及学籍、专业设置、评建等有关信息 |
| 学生处(武装部) | 学生、迎新、军训、武装部等方面的有关会议 | 学生、应征入伍等有关信息 |
| 人事处 (外事处、离退休处) | 人事、人才、外事、离退休、工资等方面的有关会议 | 人事、人才、外事、离退休、工资等有关信息 |
| 教师工作处 | 教师节庆祝活动暨表彰大会以及教师、职称等方面的有关会议 | 教师、职称等有关信息 |
| 科研处 (产学研服务中心) | 科研、学术交流、产学研合作等方面的有关会议 | 科研、产学研等有关信息 |
| 计划财务处 | 财务工作等方面的有关会议 | 财务有关信息 |
| 保卫处 | 安全保卫、综治等方面的有关会议 | 校内安全保卫、交通疏导等。 |
| 招生就业指导中心 | 招生、就业等方面的有关会议 | 视情况提供招就中心会议室；招生、就业等有关信息。 |
| 国有资产管理处 | 公租房配租、国有资产采购、管理等方面的有关会议 | 采购、国有资产有关信息。 |
| 基建处 | 校园规划、基本建设等方面的有关会议 | 校园规划、土地、基本建设有关信息 |
| 纪委(监察处) | 党风廉政、纪律建设、作风教育监察等方面的有关会议 | 作风建设、党风廉政警示教育等。 |
| 审计处 | 审计工作等方面的有关会议 | 作风建设、党风廉政警示教育等。 |
| 机关党委 (工会、妇委会) | 教职工代表大会、工会代表大会等方面的有关会议 | 教职工代表大会、工会有关信息。 |
| 团 委 | 团代会、学代会及大学生社团、志愿者等方面的有关会议 | 视情况提供综合楼一楼多功能厅、团委会议室；共青团标识；志愿者、礼仪、服装服务等。 |
| 图书馆 | 图书管理服务、交流工作等方面的有关会议 | 视情况提供六楼会议室；图书信息服务等。 |
| 现教中心 | 网络建设与技术管理、安全维护，数字化校园建设、现代教育技术等方面的有关会议 | 网络管理维护、数字化校园建设维护、多媒体设备、现代教育技术服务等。 |
| 学报编辑部 (市地域文化研究所) | 学报、论文、地域文化等方面的有关会议 | 学报、论文、地域文化等信息服务。 |
| 后勤处 (后勤服务中心) | 后勤管理服务等方面的有关会议 | 校园环境、接待服务等。 |
| 成人教育部 | 成人教育、培训、交流合作办学等方面的有关会议 | 成人教育、培训、交流合作办学信息服务。 |
| 教学单位 | 本单位举办、主办、承办的有关会议。 | 专业师生、有关信息服务。 |
